فرض کنین تیم مشتاقی رو مدیریت می کنین، تیمی که واسه ایده های خلاقانه و ابتکاری اش معروفه. شکی ندارین که اعضای این تیم مهارت ها و انرژی لازم واسه موفقیت رو دارن؛ اما می خواید اونا رو حمایت و هدایت کنین تا به موثرترین روش ممکن کار کنن.

الگوی POSDCORB می تونه در این به شما کمک کنه. این الگو تشکیل شده از ۷ وظیفه اصلی مدیر که در سال ۱۹۳۷ به وسیله لوتر گولیک (Luther Gulick) و لیندال اورویک (Lyndall Urwick) (از اعضای کمیته ی اجرایی فرانکلین روزولت، رئیس جمهور آمریکا) واسه نظم دهی به سیستم اجرایی دولت آمریکا طراحی شد.

گولیک در مقاله ای با عنوان «Notes on the Theory of Organization» می پرسد: «وظیفه ی مدیر اجرایی چیه؟ اون چه می کنه؟» اون جواب رو در سرواژه ی POSDCORBB خلاصه می کنه.

در این مقاله توضیح میدیم که الگوی POSDCORB مخفف چه واژه هاییه و چیجوری می تونه به تیم یا سازمان شما در جهت تمرکز بر وظایف اداری و اجرایی و کاهش ضعفای پنهون اش کمک کنه.

هر چند قدمت POSDCORB تقریبا به ۸۰ سال پیش باز می شه، اما مبنای تئوری اون هنوزم می تونه واسه مدیران عصر حاضر مفید باشه.

تعریف

الگوی POSDCORB مخفف جمله ایه که گولیک و اورویک اونو به عنوان مسئولیتای اصلی نظم دهی در تیم یا سازمان می پنداشتند و از حروف اول این واژه ها تشکیل شده: Planning (برنامه ریزی)، Organizing (منظم)، Staffing (استخدام)، Directing (مدیریت)، Coordinating (هماهنگی)، Reporting (گزارش دهی) و Budgeting (بودجه بندی).

مدیریت موثر تیم به کمک الگوی POSDCORB " آموزشی

این معنی، یکی از چند تئوری ساده ی مدیریت مثل و مدیریت علمی فردریک تیلور است. این معنی پایه مفاهیم مدیریتی مثل «بخش ی کنترل» (که به تعداد اعضای تیم که مدیر می تونه بر اونا نظارت داشته باشه می پردازه) و «وحدت فرماندهی» (اخذ فرمون و دستور فقط از یک فرد واحد) رو شکل داده.

۷ عنصر POSDCORB

اینجا نشون میدیم که شما چیجوری می تونین از هر سرواژه ی POSDCORB واسه وظایف منظم خود به بهترین روش استفاده کنین.

  1. برنامه ریزی: هدف خود رو مشخص کرده و برنامه ریزی کنین که شما و تیمتون چه باید بکنین تا به هدف تون برسین. مثلا، شاید باید تموم سفارشات مشتریان در عرض ۲۴ ساعت به جای دلخواه فرستاده شن. برنامه ریزی در این مورد،، یعنی شناسایی همه کارایی که واسه رسیدن به این هدف باید انجام شن.
  2. منظم: تیمتون رو اونقدر منظم کنین که بهترین کارکرد رو داشته باشه. به ساختار تیم و اینکه چیجوری زیربخش هاش با هم هماهنگ می شن، توجه کنین. در مورد شعبات گزارش دهنده ی خود و تعداد افراد هر تیم و نقشایی اونا فکر کنین. این روش، موثرترین روش ممکنه یا جای بهبود داره؟
  3. استخدام: اعضای موثر واسه سازمان تولید کننده، بسیار لازمن. انتصاب افراد مناسب واسه نقشای مختلف مسئله مهمیه تا اونا بتونن به شکل موثر کار کنن. استخدام موثر رو مورد توجه قرار داده و افراد رو آموزش داده و مهارت هاشون رو پیشرفت بدین و با توجه به مهارت ها و تخصصا، به هرکی شغل مناسبی بدین.
  4. مدیریت: مدیریت شامل وظیفه ی دائمی تصمیم گیری و گنجاندن این تصمیما در بخش نامهایی می شه که در آخر به اعضای تیم می رسه. نشستای منظمی با اعضای تیم ترتیب بدین و آزمایشای عملکردی انجام بدین تا نکات لازم به ایشان گوشزد شه و مطمئن شید که اونا از هدف خودشون آگاه هستن.
  5. هماهنگی: که شامل هماهنگی افراد و کارای اونا می شه. گولیک توضیح می ده که مدیران چیجوری زمان و انرژی محدودی دارن و می گه که این مسئله باید زمانی که تعداد اعضای تیمِ تحت نظارت مدیر، تعیین می شه (بخش ی کنترل و نظارت) مورد توجه قرار بگیره. اون تاکید می کنه که هر عضو تیم باید تنها از مدیر دستور بگیره تا سردرگمی ایجاد نشه (وحدت فرماندهی). با ایجاد هماهنگی در تیم خود به این روش، بهترین استفاده از منابع رو دارین و اعضای تیم تون فعالیتا و فرایندهای مشخصی دارن.
  6. گزارش دهی: کارمندان رو در جریان امور قرار بدین. اخبار، نتایج و اطلاعات کلی رو به شکل گزارشای رسمی و بروزرسانیای عادی شرکت به اونا برسونین تا روحیه و تعهد و بهره وری اونا تقویت شه. اعضای تیم هم باید مسائل، نگرانیا و پیشرفتای خود رو گزارش دهند.
  7. بودجه بندی: از راه برنامه ریزی، حدس و نظم دهی به مسائل مالی خود، هزینه هاتون رو با درآمدتان تنظیم کنین. بودجه ای واسه خود دید کنین که اجازه کنترل هزینه ها و درآمدهای سازمان تون رو بده و بتونه میزان موفقیت پروژه رو تعیین کنه.
این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   محافظت از اطلاعات پنهونی ی کاری 

نکته:

واسه اطلاعات بیشتر در مورد بهبود بهره وری تیم، به مقاله تکنیک DILO مراجعه کنین.

شما می تونین از این مدل به عنوان چک لیست استفاده کنین تا مطمئن شید که همه عملکردهای اصلی بخش ی اجرا در تیم یا سازمان تون دید شده.

امتیازات

بعضی از وظایف اجرایی شاید خیلی جالب نباشن، اما در موفقیت اداره تیم یا سازمان مهم هستن. الگوی POSDCORB واسه حصول اطمینان از این که به تموم مسائل مهم توجه کردین، مفیده. بعضی از فایدهایی که استفاده از این الگو واسه شما و تیم تون به ارمغان میاره، اینا هستن:

  • تقسیم کار: وظایف به شکل مساوی بین اعضای تیم یا سازمان تقسیم می شه.
  • تسلط و مسئولیت: اعضای تیم میدونن که از کی باید دستور بگیرن و مسئولیت شون چیه.
  • نظم: افراد از وظیفه ی خود و زمان اون آگاه هستن.
  • هدایت و مدیریت: همه از اهداف به شکل شفاف آگاه هستن.
  • : اعضای تیم واسه رسیدن به اهداف مشترک کار می کنن.
  • نظم: ساختار سازمانی شفاف و فرایندهای منسجمی هست که همه از اون پیروی می کنن.

مشکلات

با اینکه الگوی POSDCORB واسه ایجاد زیربنای مسائل اداری و اجرایی دولتی در آمریکا مفید بوده، اما به خاطر سادگی بیشتر از حدش و نبود موافقت با روش کاری تیما و سازمانای مدرن، مورد انتقاد قرار گرفته.

اقتصاددان آمریکایی هربرت سیمون (Herbert Simon) مفاهیم «بخش ی کنترل و نظارت» و «وحدت فرماندهی» رو مورد انتقاد قرار داده. اون باور داره که کاهش تعداد اعضای تیم، واسه سهولت نظارت مدیر بر اونا، می تونه باعث سطوح چندگانه و غیرضروری مدیریت شه. اون دستور گرفتن از منبعی واحد رو به عنوان محدودیتی واسه اعضای تیم مطرح می کنه.

مارک مور (Mark Moore) در کتاب اش با عنوان «Creating public value» می گه الگوی POSDCORB خیلی درون نگره. اون باور داره که مهم ترین وظیفه ی مدیر، درک و هدایت سازمان به طرف مشتریان از راه اجناس و خدمات اینه.

نکته:

واسه کسب اطلاعات بیشتر در مورد نقشای لازم که مدیران اجرا می کنن، به مقالات نقشای مدیریت مینتزبرگ و تئوری راه-هدف ما مراجعه کنین.

دسته‌ها: آموزشی

دیدگاهتان را بنویسید