موفقیت هر کسب وکاری به فرایندهایش وابسته. واسه بهبود کارکرد کلی یا حتی بهینه سازی روند کار و تولید، باید تک تک فرایندها و روابط دوطرفه اونا رو بررسی کرد. این بررسیا در بخش ی علم مدیریت قرار می­ گیرد و لازمه ی موفقیت هر شرکتیه. مدیریت مراحل واژه­ ایه که شاید واسه شما تازگی داشته باشه. با این همه مطمئن باشین واسه باقی ماندن در میدون ی رقابت به کسب اطلاعات در این مورد نیاز دارین. پس به مطالعه این مقاله ادامه بدین تا با مدیریت مراحل، کاربردها و فوایدش بیشتر آشنا شید.

 

مدیریت مراحل (BPM) چیه؟

ما و کارشناسان صنایع دیگر، پس از ده ها سال بحث و بحث بر سر معنی مدیریت مراحل به این توافق رسیده ­ایم که تعریف رسمی و مشخصی از واژه مدیریت مراحل ارائه بدیم:

هر تجارت و کسب وکاری واسه رسیدن به یه سری اهداف مشخص، سرمایه­ گذاری می­ کنه. از طرف دیگر هر کسب­ وکار می­ خواهد در محدوده­ ی مرزهای تجاری و کاری خود و اون طرف اون؛ بر سیستم، کارمندان، مشتریان و شرکا و همه مسائل مربوط به اونا تسلط داشته باشه. هر قانون ای که شامل مدل سازی، اتوماسیون، اجرا، کنترل، آزمایش و بهینه ­سازی روند فعالیت­ های تجاری واسه رسیدن به این اهداف باشه مدیریت مراحل (Business Process Management یا BPM) نام داره.

هدف ما یافتن تعریفیه که عبارت مدیریت مراحل رو به شکل ای توضیح کنه که به تصور بیشتر مردم مثل کارشناسان نزدیک باشه. اینجا هدف ما، ارائه معیاری واسه داوری درباره روش ها، فناوریا یا اجناس مختلفِ مدیریت مراحل نیس. تعریف بالا، کوتاه و کوتاه و در عین حال روشن و جامعه.

مدیریت مراحل چیه و چه نقشی در کار و کاسبی شما داره  آموزشی

توضیحات بیشتر:

مدیریت مراحل یعنی نظم و ترتیب، یعنی کار و عملی که انجام می ­بدین.

  • تجارت با مشغله هاش رشد می کنه و همین مشغله ها هستن که باقی موندن تجاری و ارائه کار مفید رو تضمین می کنن. این مشغله­ ها ممکنه تعاریف مشخص داشته باشن یا نداشته باشن چون هر کسی اونا رو آزادانه و به میل خود تعریف می­ کنه.
  • کسی که مدیریت مراحل رو بر عهده میگیره باید کارکرد و فعالیتای شرکتای در رابطه رو هم در نظر بگیره چون اونا هم در رسیدن به اهداف مورد نظر نقش دارن. این دیدگاه با دیدگاه عادی در تجارت که در اون هر عمل جدای از اعمال دیگر، بهینه سازی می شه فرق اساسی داره. بدیهیه که در سیستم پیچیده ای مثل تجارت، بهینه سازی تنها در بخشی از سیستم، خیلی کم به یک نتیجه کلی خوب منتهی می شه. کارشناس مدیریت مراحل، وقتی مراحل خاصی رو آزمایش می­ کنه باید معیارهای کل سیستم رو در نظر بگیره.
  • مدل سازی یعنی شناخت، تعریف و ساخت نمای کلی مراحل به خاطر پشتیبانی از ارتباطات مربوط بهش. هیچ الگوی مشخصی واسه مدل سازی وجود نداره اما مدل باید کل مراحل رو در بر بگیره.
  • اتوماسیون انجام می شه تا راه اجرای مراحل صاف شه. این کار در خیلی از موارد همون طراحی نرم افزاره اما در بعضی موارد، اموری مثل ساخت ماشین آلات یا حتی علامت­ دهی به خاطر راهنمایی شرکا رو هم شامل می­ شه.
  • اجرا یعنی انجام یا به عمل گذاشتن اجزای یک مراحل. اجرا ممکنه حولوحوش خودکار شده رو هم شامل شه. اجرا از نگاه نظری، پیرو مدلیه که کارشناس مدیریت مراحل ایجاد می­ کنه و طبق همون مدل هم پیاده می­ شه ولی در کل، از کارشناس مدیریت مراحل، مستقله.
  • کنترل یعنی مطمئن شیم که مراحل، طبق راه مشخص شده پیش می­ رود. کنترل ممکنه از نوع اکید و سفت و سخت باشه یا اون که ضعیف باشه و شکل راهنمایی، آموزش و تمرینات عملی به خود بگیره.
  • آزمایش انجام می ­شه تا بدونیم، مراحل چه مقدار از نیازای مشتری رو برطرف می کنه.
  • بهینه­ سازی یعنی، مدیریت مراحل یک فعالیت همیشگی و تدریجیه و ما از راه اون می­ خواهیم به شکل دائمی، شاخص­ های مراحل رو بهبود بخشیم. این بهبود با اهداف سازمان در ارتباطه و هدف پایانی اون، شناخت نیازای مشتریانه.
  • سازمان، اینجا منظور ما سازمان یک سازمان تجاریه و بس. منظور ما هر سازمان تجاریه که افرادش واسه برآوردن نیازای مشتریان کار می­ کنن. سازمان تجاری مورد توجه ما قرار نیس حتماَ اندازه بسیار بزرگی داشته باشه یا به دنبال کسب سود و منفعت باشه.
  • ما اینجا عبارت اهداف سازمان تجاری رو آورده ­ایم تا بر این نکته تأکید کنیم که مدیریت مراحل باید در چارچوب اهداف کسب وکار انجام شه نه در چارچوب بخش کوچیکی از اهداف اون. یعنی هر نوع بهبود مراحل باید طبق اهداف سازمان باشه وگرنه بهبود تلقی نمی شه.
  • در محدوده مرزهای سازمان و در اون طرف اون، سازمان جزیی از یک نظام بزرگ تر شناخته می شه. مشتریان جزیی از مراحل کسب وکار هستن. در نظام تجاری همه عناصر پیوسته با هم در رفت و امد و رابطه هستن.

فرضیه ها و مفاهیم، بالاتر از تعریف

در مباحثات و تفاسیری که به ارائه یک تعریف رسمی واسه مدیریت مراحل منجر شده چند فرضیه و ایده ی مهم و غیرقابل چشم­ پوشی، ندیده گرفته شده.

مدیریت مراحل یک فعالیت و کار عملیه:

مدیریت مراحل کاریه که انجام میدید، نمی تونین اونو بخرین یا مالک اون باشین. مدیریت مراحل در خیلی از تعریفا، یک کار عملی توضیح شده. بیشتر افراد با این دیدگاه موافقند. بیشتر از ۹۰٪ کارشناسان همین گونه فکر می ­کنن.

مدیریت مراحل به بهتر شدن مراحل منجر می شه:

مدیریت مراحل چیه و چه نقشی در کار و کاسبی شما داره  آموزشی

فرض بر اینه که اگه تجارت رو یه سری از فرایندها در نظر بگیرین، مدیریت مراحل عملیه که اون فرایندها رو بهتر کنه. نکته مهم: «مهارت» با «بهبود مهارت» فرق داره. این فرق بعضی مواقع گیج­ کننده س؛ مثلا در شرایط رقابتی که بیشتر اوقات دو ایده در هم ترکیب می شن. بازی تنیس چیه؟ تنیس بازی کردن با تمرین تنیس، یه جوره؟ تشخیص این فرق در موردای دیگر آسونه؛ رانندگی کردن با کلاس رفتن واسه بهبود مهارتای رانندگی فرق داره.

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   گوگل دوپلکس چیه و به درد چه کسائی می خورد؟

منظور اینه که در حالت کلی، هدف از مدیریت مراحل خودکار کردن فرایندهای تجاری نیس. همونجوریکه هدف از مهندسی برعکس مراحل، فقط خودکارسازی چیزی که الان هست نیس. شاید بعضیا بگن اتوماسیون هم بهبود بخشیدن به یک مراحل دستیه. مدیریت مراحل، فرایندی که می تونه به شکل خودکار انجام شه رو کشف و طراحی می کنه و با اعمال طرحای پایانی در سازمان، کار مدیریت مراحل هم تموم می شه. اجرای مراحل بخشی از مدیریت مراحل نیس. با این حال نظارت بر مراحل جهت یافتن بخشایی که به بهتر شدن نیاز دارن یکی از بخشای مهم مدیریت فراینده.

مدیریت مراحل به وسیله افرادی پیاده می شه که بیشتر از همه به بهتر شدن مراحل اهمیت میدن

مدیریت مراحل چیه و چه نقشی در کار و کاسبی شما داره  آموزشی

چه­ بسا افراد زیادی در یک مراحل تجاری حضور داشته باشن اما چند نفر از اونا به بهتر شدن اون اهمیت میدن؟ بعضیا اصرار دارن که بهبود بخشیدن به کار وظیفه ی همهه. کسی که قبول کرده طبق بهبود شرایط سعی کنه باید به این مسئله هم فکر کنه که کارکرد چیجوری و به چه راه، بهتر می­ شه. این تفسیر بسیار گسترده س و کارامد نیس. آشپزی که به غذا نمک اضافه می کنه طعم غذا رو بهتر می کنه و کارمندان رو تشویق می کنه که داخل شرکت غذا بخورند. اینطوری، واسه غذا خوردن در رستورانی خارج از شرکت وقت صرف نمی شه، روابط بین کارمندان بیشتر می شه و اشتراک گذاری اطلاعات بین اونا زیاد می شه و در آخر بازده شرکت بهبود پیدا میکنه. اما این بهبود، مدیریت مراحل به حساب نمی­ آید.

در یک کسب وکار، همه سعی می کنن بهترین کار ممکن رو ارائه بدن و هر کار خوبی به کسب وکار کمک می کنه اما همه اون کارا مدیریت مراحل نیستن. مدیریت مراحل باید دقیقاَ بر این تعریف منطبق باشه؛ فعالیت مدیریت مراحل به وسیله کسائی انجام می­ شه که حتما و در عمل، بر فرایندهای کار و کاسبی نظارت و طبق بهبود اون سعی می­ کنن. درسته که این افراد از خیلی از افراد دیگر خواسته همکاری می کنن اما افراد دیگر مراحل رو مدیریت نمی کنن.

مشارکت در مراحل، مدیریت مراحل نیس

تأبید یک خواسته ممکنه جزیی از مدیریت مراحل باشه اما مدیری که اون خواسته رو تأیید می­ کنه مدیریت مراحل انجام نمی ده. فلان مدیر بانک که خواسته وام رو رد می کنه مراحل رو مدیریت نمی کنه؛ حتی اگه این عمل بخشی از مراحل تجاری باشه. کارایی که مثل این افراد انجام می­ دهند جزیی از فراینده اما مدیریت مراحل نیس.

اجرا یا برنامه نویسی نرم افزار به کار رفته در مراحل، مدیریت مراحل نیس

مدیریت مراحل چیه و چه نقشی در کار و کاسبی شما داره  آموزشی

برنامه نویسی که واسه وارد کردن اطلاعات، برنامه خاصی رو طراحی می­ کنه مراحل رو مدیریت نمی ­کنه. به محض طراحی و آماده سازی اون نرم ­افزار، برنامه­ نویس دیگر هیچ نقش فعالی در بهبود مراحل نداره. فراموش نکنین که نرم افزارها بیشتر مواقع تدریجی رشد می کنن. نرم افزار باید مراحل ارائه به مشتری، دریافت واکنشا و بهبود رو بگذرونه و این چرخه رو تکرار کنه. به همین ترتیب، بهبود مراحل هم کم کم رخ می­ بده. این درمانای تدریجی در دایره ی فعالیتای مدیریت مراحل قرار می­ گیرند اما عمل «اجرا نرم افزار» مدیریت مراحل نیس. ملاک مدیریت مراحل روشنه: اگه کار اصلی شما بهبود بخشیدن به مراحل باشه و فعالانه درگیر این شید مشغول مدیریت مراحل هستین؛ وگرنه مشغول مهندسی هستین.

ارائه پیشنهاد واسه بهبود مراحل، مدیریت مراحل نیس:

یعنی افرادی که پیشنهاد میدن با کسائی که مراحل رو در عمل، مدیریت می کنن فرق دارن. وقتی یک تحلیلگر وارد بخش ی مدیریت مراحل می­ شه درباره عناصر و اجزایی که درست کار می­ کنن و نمی­ کنن اطلاعات بسیاری طلب می­ کنه و به همون اندازه هم پیشنهاد می­ بده تا عناصر غیرفعال به کار بیفته. این نوع افراد به مشکلات مراحل واکنش نشون میدن و به مدیریت مراحل کمک می کنن اما خودشون مراحل رو مدیریت نمی کنن.

بهبود یک بخش از مراحل، مدیریت مراحل نیس

مدیریت مراحل چیه و چه نقشی در کار و کاسبی شما داره  آموزشی

بعضیا به اشتباه تصور می­ کنن، هر عملی که به بهتر شدن مراحل منجر می­ شه مدیریت فراینده. کسی که مراحل رو مدیریت می کنه باید تصویر بزرگی از مراحل تو ذهن داشته باشه. این دیدگاه «دیدگاه فرایندهای پی درپی» نامیده می شه. بهینه سازی یک بخش از مراحل، بدون باخبر شدن از کل مراحل، دقیقا همون چیزیه که کارشناسان ما درباره اش اخطار میدن: واسه رسیدن به درک درست از بهینه سازی ، باید اونو در چارچوب کل مراحل تجاری در نظر گرفت.

کارگری که خیابون رو آسفالت می کنه رانندگی روی اون جاده رو به کل بهتر کنه اما این مدیریت مراحل نیس چون اون از کل مراحل آگاهی نداره. مهندسی که راهی واسه دو برابر کردن پهنای باند کابلای فیبر نوری پیدا می کنه، همه فرایندهای ارتباطی رو بهتر کنه اما اینم مدیریت مراحل نیس. فلان کارمند کشف می کنه که برنامه open office4 از برنامه­ های دیگر کارآمدتره و به کمک اون می­ توان به سرعت پروندها رو ایجاد نمود ولی اینم مدیریت مراحل نیس. وقتی درباره مدیریت مراحل سخن می­ گوییم فقط باید افرادی رو در نظر بگیریم که به شکل آگاهانه بر کل مراحل و عناصر موثر در اون نظارت می­ کنن.

منبع : bpm.com


دسته‌ها: آموزشی

دیدگاهتان را بنویسید