زهره اخیرا شنیدهه که یکی از مشتریان قدیمیش، محمد، در آستانه ی بازنشسته شدن قرار داره. اون از شنیدن این خبر تعجب کرده، چون شرکتی که محمد مدیریت اونو بر عهده داره، در حال ارائه خلاقیت تازه ای در کسب و کاره و زهره تصور می کرده که حتما این محمد بوده که باید شرکت رو در این موقعیت هیجان انگیز هدایت کنه.

محافظت از اطلاعات پنهونی ی کاری  آموزشی

 

متأسفانه، زهره این اطلاعات رو با یکی دیگر از مشتریانش که از قضا قرار بود در شرکت محمد سرمایه گذاری کنه، در بین می ذاره و اونم از سرمایه گذاری منصرف می شه و پس شرکت محمد ضرر زیادی متحمل می شه.

این مثال نشون می ده که چه جوری بر ملا کردن اسرار پنهونی ی کاری می تونه هم واسه سازمانی که در اون کار می کنین و هم واسه خود شما دردسرساز شه. واسه همین شناخت تعهدات اخلاقی ای که در مقابل اسرار پنهونی ی شرکت دارین، از اهمیت بالایی برخورداره.

اما در اصل چه اطلاعاتی پنهونی به حساب بین؟ و چه جوری می تونین مطمئن باشین که اونا رو معلوم نمی کنین؟ در این مقاله به این سؤالات و سؤالات دیگری که ممکنه در این رابطه به ذهن تون خطور کنن، جواب میدیم.

اطلاعات پنهونی چه نوع اطلاعاتی هستن؟

اطلاعات پنهونی به اطلاعاتی گفته می شه که فقط تعداد مشخصی از افراد می تونن بهش دسترسی داشته باشن. در طول مدت زمان کاری تون، ممکنه با موارد خیلی از این نوع اطلاعات برخورد کنین. ممکنه اطلاعات حساسی در مورد سازمان تون داشته باشین. اطلاعاتی مثل برنامه های آینده، درآمد یا «اسرار تجاری » ای که به امتیاز رقابتی سازمان در بازار کار در رابطه هستن. ممکنه اینجور اطلاعاتی درباره مشتریان تون هم داشته باشین.

جدا از اینکه اینا، شاید، اطلاعات پنهونی و شخصی مشتریان تون مثل شماره کارت اعتباری، جزئیات حساب بانکی یا اطلاعات پزشکی اونا رو هم در اختیار دارین.

اطلاعات مربوط به کارمندان تون مثل جزئیات حقوق، گزارش عملکردها، اطلاعات پزشکی و موارد دیگری که در بالا اشاره شد، هم مثل این هستن.

در خیلی از روابط تجاری، توافق نامهایی وجود دارن که در اونا به روشنی اشاره شده چه اطلاعاتی پنهونی و چه اطلاعاتی غیرمحرمانه هستن. این بخش معمولا در قراردادهای استخدامی هم هست. اگه شک دارین چه نوع اطلاعاتی در سازمان تون پنهونی هستن حتما قراردادهای موجود رو با دقت بخونین.

در حالت کلی، اگه چیزی در قرارداد پیدا نکردید و در مورد اطلاعات خاصی دودلی دارین، اونو پنهونی در نظر بگیرین.

نتایج تخلف در محافظت از اطلاعات پنهونی

نشونه که درز اطلاعات پنهونی به کار و کاسبی آسیب میرسونه. مثلا، مردم نمی خوان با سازمانی که در حفظ اطلاعات پنهونی قابل اعتماد نیس، دوستی ی تجاری داشته باشن. برملا کردن اسرار شرکت به اعتبار شما آسیب می زنه و شانس تون رو واسه پیشرفت در کار به خطر میندازه.

افراد باید مطمئن باشن که اطلاعات شخصی شون پنهونی باقی می مونه. این موضوع مانع از بروز مشکلات درون سازمانی شده و باعث می شه افراد در محیط کار احساس امنیت کنن.

تخلفات جدی در مورد اطلاعات پنهونی، می تونه باعث به وجود اومدن مشکلات قانونی، اقدامات انضباطی و محکومیت کیفری شه. (تصور کنین درز اطلاعات پنهونی موقع ترکیب شرکتا یا زمانی که سازمانی واسه اولین بار اوراق بهادارش رو در بازار بورس عرضه می کنه می تونه چه غوغایی به پا کنه.)

محافظت از اطلاعات پنهونی

ممکنه در محل کار شما قوانین مشخصی در مورد حفظ اطلاعات پنهونی وجود داشته باشن و اگه در حرفهایی که با آموزش و سلامتی سر و کار دارن، مشغول به کار باشین، شاید نظام نامهای حرفه ای واسه حفاظت از اطلاعات پنهونی وجود دارن که شما باید اونا رو بشناسین.

با این حال، حتی زمانی که از نتایج معلوم کردن اون اطلاعات مطلع باشین، بازم مراقبت از اطلاعات پنهونی ی سازمان یا تیم تون می تونه رقابت برانگیز باشه.

راه و روش شما به نوع اطلاعات پنهونی ای که در اختیار دارین و نتایج معلوم کردن اون بستگی داره.

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   یادگیری الکترونیکی؛ روشی موفق واسه آموزش کارمندان

با بررسی خطرای معلوم کردن اطلاعات شروع کنین و هدفی پیدا کنین که به درستی و با کمترین کاغذ بازی با این خطرات مقابله کنه. در خیلی از موارد، فقط کافیه که افراد بدونن کدوم اطلاعات پنهونی هستن و در مورد حفظ اونا احساس مسئولیت کنن. در موارد دیگر، شما باید در مورد محافظت از اطلاعات پنهونی بسیار دقیق تر و موشکافانه تر عمل کنین.

راه های حفاظت از اطلاعات پنهونی

بسته به عواقبی که درز اطلاعات پنهونی ممکنه به همراه داشته باشه، می تونین با راه حلای زیر از اطلاعات پنهونی محافظت کنین:

  • محافظت از اطلاعات پنهونی رو آموزش بدین. این می تونه شامل پیشنهادایی واسه جلوگیری از افشای غیر عمد اطلاعات پنهونی، مثلا از راه غیبت کردن یا در بین گذاشتن با افراد خارج از محیط کاری باشه.
  • اطلاعات پنهونی رو فقط با افرادی در بین بذارین که باید در جریان اونا قرار گیرند. هر چقدر افراد کمتری اطلاعات پنهونی رو بدونن، آسون تر میشه اونو حفظ کرد.
  • با مشتریان و کارمندان خود قراردادهای مخصوصِ حفظ اطلاعات پنهونی امضا کنین تا بهتر بتونین به محافظت از اونا کمک کنین. زمانی که مجبور هستین اطلاعات پنهونی رو با افرادی که خارج از بخش ی سازمان تون فعالیت دارن در بین بذارین، می تونین از این قراردادها استفاده کنین. (این قراردادها باید پیشه یک وکیل امضا شن.)
  • اگه لازمه تدابیری واسه حفظ اطلاعات پنهونی فکر کنین که مشخص کنه چه جوری درونِ سازمان، این جور اطلاعات رو در اختیار کارمندان قرار بدین و مدیریت کنین. مشخص کنین که چه زمانی تعهد محافظت از اطلاعات پنهونی زیر پا گذاشته می شه. این موارد مخصوص وقتیه که چیزای مهم قانونی واسه محافظت از اطلاعات هست، یا زمانی که اسراری بر ملا می شن، عمل خلافی صورت میگیره یا سلامت و امنیت کسی به خطر میفته.
  • بعضی وقتا اطلاعات پنهونی باید به شکل درست دور ریخته شن. مثلا، با از بین بردن مدارک به وسیله دستگاه های کاغذخردکن یا از بین بردن کامل یک قطعه ی سخت افزاری. (به یاد داشته باشین که بعضی وقتا قطعات کامپبوتری که دور ریخته می شن، به جای فرستاده شدن به محلای دفن زباله، بازیافت می شن.)
  • توانایی دیدن، جابه جا یا کپی کردن اطلاعات پنهونی رو محدود کنین. در محیطای کاری که کامپیوترهای زیادی مورد استفاده قرار میگیره، خیلی راحت میشه به اطلاعات منتشر شده دسترسی داشت. واسه اطلاعات پنهونی رمز مشخص کنین. از کلیدواژه واسه حفظ و دسترسی محدود به اطلاعات پنهونی استفاده کنین. مراقب رمز گذاری باشین، چون بعضی از رمزها خیلی راحت شکسته می شن در حالی که بعضی از اونا امنیت بیشتری دارن. (حتما در این مورد با بخش فناوری اطلاعات سازمان مشورت کنین.)
  • اگه نیازه، بر مدارک مهر «پنهونی» بزنین. (اما این کار رو بیشتر از حد لازم انجام ندین، چون افراد ممکنه اونو ندیده بگیرن.)
  • مدارک حساس رو در کشوهای قفل دار یا گاوصندوق بذارین. مراقب کلیدها باشین. از کارمندان سابق بخواهید که کلیدهایشان رو تحویل دهند و لیست کسائی که به اونا دسترسی دارن رو به طور منظم به روزرسانی کنین.
  • از افرادی که شغل شون رو ترک می کنن بخواهید مدارکی که در اختیار دارن رو به سازمان تحویل دهند.

نکته ۱:

ممکنه در کشور شما، قوانین مختلفی مربوط به حریم خصوصی و اسرار پنهونی وجود داشته باشن. این مسئله می تونه شامل قوانین آزادی اطلاعات، قوانین مربوط به امنیت معاملات، نظام حسابداری و دستورالعملای حرفه ای باشه.

نکته ۲:

در بعضی از شرکتا اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد، محرمانهه و این جور اطلاعات نباید در اختیار همه قرار بگیره. (در خیلی از مواقع مقایسه حقوق کارمندان می تونه مشکلاتی مربوط به کاهش بازدهی، و مشکلات اخلاقی به بار بیاره.) پس اگه در قسمت حسابداری یا منابع انسانی کار می کنین، باید تا اونجا که می تونین اطلاعات مربوط به حقوق کارمندان رو با بقیه در بین نذارین . به این منظور، باید پروندهای حسابداری رو به دقت نگهداری کرده و تعداد افرادی که به اونا دسترسی دارن رو محدود کنین.

دسته‌ها: آموزشی

دیدگاهتان را بنویسید